Transmissão

Uma transmissão é o registro formal de entrega de documentos a destinatários internos (equipe) ou externos (cliente, consultor, órgão público etc.). Este capítulo explica como criar, enviar e acompanhar uma transmissão, e o que o destinatário vê do outro lado.

Pré-requisito

Só podem ser incluídos em uma transmissão documentos cuja versão esteja com status Aprovado. A plataforma filtra isso automaticamente: só é possível selecionar documentos aprovados ao montar uma transmissão.

Como criar uma transmissão

Há dois caminhos equivalentes:

Pela biblioteca de documentos

1. Selecionar um ou mais documentos aprovados na tabela.
2. Na barra de ações que aparece na parte inferior, clicar em Transmissão.
3. O assistente abre já com os documentos selecionados.

Pela aba Transmissões

1. Acessar a aba Transmissões do projeto.
2. Clicar em Nova transmissão.
3. Selecionar os documentos aprovados desejados (com busca) e clicar em Continuar.

O assistente de transmissão

Passo 1 — Documentos

Conferência da lista de arquivos incluídos (nome, tipo e identificação da versão — revisão formal RXX quando já publicada, ou indicador de rascunho). É possível remover itens da lista antes de continuar. É necessário pelo menos um documento.

Passo 2 — Mensagem

• Assunto — obrigatório; já vem preenchido automaticamente seguindo o padrão configurado no projeto, mas pode ser editado.
• Mensagem — corpo do e-mail que o destinatário vai receber, organizado em blocos; é possível inserir textos prontos cadastrados pela organização e reordenar os blocos.
• Uma prévia do e-mail é exibida ao lado, mostrando exatamente como a notificação vai chegar ao destinatário.

Passo 3 — Destinatários

É possível escolher destinatários de três formas, podendo combinar todas:

• Usados recentemente — os últimos e-mails usados em transmissões anteriores;
• Membros do projeto — marcando pessoas cadastradas no projeto;
• E-mails adicionais — qualquer endereço, útil para destinatários sem conta na plataforma (clientes, consultores externos).

Pelo menos um destinatário é obrigatório.

Ao concluir o assistente, a transmissão é salva como rascunho — o e-mail ainda não é enviado neste momento.

Gerenciando e enviando

Na aba Transmissões você vê a lista de todas as transmissões do projeto, com assunto, quantidade de itens/destinatários, status e data.

Para enviar um rascunho:

1. Clicar em Enviar na linha da transmissão (ou no painel de detalhes).
2. Confirmar no diálogo de envio — é possível, opcionalmente, vincular marcos de entrega pendentes do projeto, que serão marcados como concluídos ao enviar.
3. Confirmar. O e-mail é disparado para todos os destinatários, e a transmissão passa para o status Enviado.

O painel de detalhes de cada transmissão mostra, para cada destinatário, se o e-mail foi entregue (com data/hora) ou ainda está pendente.

O que o destinatário recebe

O e-mail contém o nome do projeto, o assunto e a mensagem da transmissão, uma tabela com os arquivos incluídos (nome, tipo e revisão/versão) e um botão de acesso.

• Se o portal externo do projeto estiver ativo, o botão leva direto ao portal — sem necessidade de login.
• Caso contrário, o botão leva à tela do projeto no sistema, exigindo login.

O portal externo (experiência do destinatário)

O portal é uma área pública, acessada por um link único do projeto, pensada para destinatários sem conta na plataforma.

O que o destinatário encontra, dependendo da configuração do projeto:

No portal, cada documento mostra seu status. Dependendo da configuração feita pelo coordenador, o download pode estar disponível para qualquer status visível ou restrito apenas a documentos Publicados. É possível baixar arquivos individualmente ou selecionar vários para baixar em um único ZIP.

Documentos ou modelos arquivados ou que estejam na lixeira nunca aparecem no portal.

Resumo do fluxo

Para coordenadores e administradores