Arquivar, lixeira e exclusão

Quando um documento ou modelo não é mais necessário no dia a dia do projeto, existem três ações diferentes disponíveis — cada uma com um propósito distinto. Confundir “arquivar” com “apagar” é o erro mais comum, então vale a pena entender bem a diferença antes de agir.

As três operações

Arquivar

Disponível no menu de ações de cada documento ou modelo, a opção Arquivar aparece para itens que já avançaram no workflow (ou seja, que não estão mais em rascunho).

Ao arquivar:

• Um aviso confirma a ação;
• O item desaparece da listagem padrão da biblioteca;
• Para visualizá-lo novamente, use o filtro Arquivados na barra de filtros da biblioteca;
• A partir dessa visão, é possível Desarquivar o item, trazendo-o de volta à listagem ativa.

Itens arquivados não aparecem no portal externo nem entram nas contagens normais do projeto. Um item que esteja na lixeira precisa ser restaurado antes de poder ser arquivado.

Mover para a lixeira

Também disponível no menu de ações (ou em seleção múltipla), a opção Mover para a lixeira funciona como uma exclusão reversível, pensada para itens que ainda não avançaram no fluxo de trabalho.

Só é possível mover para a lixeira quando o item:

• Está em status de rascunho (documento) ou recém-processado sem aprovações (modelo);
• Nunca foi incluído em uma transmissão;
• Não tem histórico de aprovação registrado.

Se algum desses critérios não for atendido, a plataforma bloqueia a ação e sugere arquivar em vez de apagar.

Ao confirmar, o item some de todas as listagens normais e passa a aparecer apenas na lixeira do projeto.

A lixeira do projeto

Acessível pelo botão Lixeira na biblioteca de documentos ou de modelos, a lixeira mostra, organizados em abas, todos os documentos e modelos removidos, com nome, disciplina, quem excluiu, há quanto tempo e um indicador de quando o item será excluído automaticamente.

Para cada item na lixeira, duas ações estão disponíveis:

Atenção ao restaurar: se já existir outro documento ou modelo ativo com exatamente o mesmo nome, a restauração é bloqueada — é necessário renomear ou remover o outro item antes de restaurar.

Exclusão automática (expurgo)

Itens deixados na lixeira por muito tempo são removidos automaticamente, sem necessidade de ação manual, respeitando o prazo de retenção configurado para o projeto (padrão: 90 dias). O indicador na lixeira mostra quantos dias faltam até a exclusão automática de cada item (“Expira em X dias”, “Expira hoje”).

Quando o expurgo acontece, tanto o registro no sistema quanto os arquivos armazenados são removidos permanentemente — a mesma operação executada ao clicar em “Excluir definitivamente”.

Matriz de decisão

Ciclo de vida completo

Para coordenadores e administradores